Apostilă/Supralegalizare

Ce este apostila?

Apostila este o formă de legalizare a documentelor care este recunoscută în cadrul Convenției de la Haga din 1961. Această convenție facilitează recunoașterea documentelor oficiale între țările semnatare, eliminând necesitatea unor proceduri de legalizare mai complexe și costisitoare. Apostila constă într-un certificat emis de autoritățile competente dintr-o țară, atașat la documentul original sau la o copie a acestuia, pentru a confirma autenticitatea semnăturilor, calitatea persoanei care a semnat documentul și, în cazul documentelor oficiale, calitatea persoanei care a semnat documentul.

Documentul ce a primit Apostila de la Haga va fi recunoscut în toate țările semnatare ale convenției. Apostila se aplică doar în țara emitentă a documentului pentru ca acesta să fie recunoscut într-o altă țară. Nu se poate apostila în România un document emis într-o altă țară.

Este important de menționat că nu toate documentele pot fi apostilate. Documentele care pot fi apostilate variază în funcție de legislația fiecărei țări și de tipul documentului. În general, documentele cu caracter oficial, cum ar fi certificatele de stare civilă, diplomele universitare, actele notariale, certificatele medicale și alte documente oficiale pot fi apostilate.

Procesul de apostilare poate varia ușor în funcție de țară și de jurisdicție, dar în general, urmează aceste etape:

  1. Identificați documentul: Alegeți documentul pe care doriți să-l apostilați, ținând cont de tipul și natura sa oficială.
  2. Verificați eligibilitatea: Asigurați-vă că documentul este eligibil pentru apostilare conform legislației din țara în care doriți să efectuați acest proces. În unele cazuri, documentele emise de anumite autorități sau tipuri de documente pot să nu fie eligibile pentru apostilare.
  3. Contactați autoritatea competentă: Identificați autoritatea competentă sau organismul responsabil cu apostilarea în țara în care documentul a fost emis. Aceasta poate fi de obicei un Minister al Justiției, Prefectură, Camera Notarilor sau o altă instituție similară.
  4. Primește apostila: Autoritatea competentă va emite un certificat de apostilare care va fi atașat documentului original sau la o copie a acestuia. Apostila confirmă autenticitatea documentului și a semnăturilor de pe acesta.
  5. Utilizați documentul: După ce documentul a fost apostilat, acesta poate fi utilizat în țările semnatare ale Convenției de la Haga.
  6. Documente pentru traduceri legalizate cu apostilă: În unele cazuri, poate fi necesară atât o traducere legalizată, cât și o apostilă pentru documentele într-o limbă străină. Aceasta se aplică atunci când documentul original și traducerea sa trebuie să fie recunoscute ca autentice în țara de destinație.
  7. Apostila pe documentul original și apostila pe traducere: În România cele doua forme de apostilare sunt diferite. Se poat aplica atât apostila pe documentele originale cât și apostila pe traducere. În situații precum obținerea cetățeniei se solicita atât apostila pe original cât și apostila pe traducere.
  8. Termene de valabilitate ale apostilei: Apostila are o valabilitate nelimitată în timp, în sensul că odată ce documentul a fost apostilat, aceasta rămâne valabilă pentru toată durata existenței documentului. Cu toate acestea, este posibil ca anumite instituții sau autorități să solicite documente recente sau actualizate.
  9. Traduceri apostilate: Dacă documentele dumneavoastră necesită atât traducere cât și apostilare, puteți traduce documentul înainte sau după apostilare, în funcție de cerințele țării de destinație. În acest caz, atât documentul original cât și traducerea vor avea apostila atașată.

Înainte de a începe procesul de apostilare, asigurați-vă că înțelegeți complet cerințele și procesul specific din țara dumneavoastră și din țara de destinație. Apostilarea poate fi o opțiune excelentă pentru a facilita recunoașterea internațională a documentelor, dar este important să procedați cu atenție și să căutați sfaturi profesionale dacă este necesar.

  1. Când este necesară apostila: Apostila este de obicei necesară atunci când doriți să utilizați un document oficial într-o țară străină și ambele țări sunt semnatare ale Convenției de la Haga. Aceasta se aplică în cazul documentelor precum certificate de naștere, căsătorie, divorț, acte notariale, diplome școlare și universitare, contracte, procuri și altele.
  2. Avantaje ale apostilei: Utilizarea apostilei poate simplifica procesul de legalizare a documentelor, economisind timp și resurse. De asemenea, poate elimina nevoia de autentificare sau legalizare suplimentară în țara de destinație.
  3. Apostila în traducerile certificate: Atunci când aveți nevoie de o traducere a documentului, atât documentul original cât și traducerea pot fi apostilate. Apostila va confirma autenticitatea semnăturilor de pe ambele documente, ceea ce poate fi util pentru a valida atât conținutul original, cât și traducerea.
  4. Timpul necesar pentru apostilare: Procesul de apostilare poate varia în funcție de jurisdicție și de volumul de cereri pe care le primesc autoritățile competente. În unele cazuri, apostilarea poate fi realizată în câteva zile, în timp ce în altele poate dura mai mult timp.

Înainte de a începe procesul de apostilare, vă recomandăm să faceți cercetări și să consultați resursele oficiale ale autorităților competente sau să căutați sfaturi de la specialiști în domeniul legalizării și traducerii documentelor. Apostilarea poate fi o opțiune eficientă pentru a valida documentele în context internațional, dar este important să respectați toate cerințele legale.

Ce este supralegalizarea?

Supralegalizarea este un termen folosit pentru a descrie un proces adițional de legalizare sau autentificare a unui document, care poate fi necesar în anumite circumstanțe sau în anumite țări. Acest proces este aplicat atunci când documentul trebuie să fie autentificat de către autoritățile consulare sau diplomatice ale țării în care documentul va fi folosit, după ce a fost deja legalizat în țara de origine.

În general, supralegalizarea se aplică în cazurile în care documentele trebuie să fie prezentate în fața unor autorități oficiale ale unui stat străin care nu este semnatar al Convenției de la Haga.

Pentru supralegalizare autoritățile competente din România sunt:

  • Ministerul Afacerilor Externe (MAE) pentru acte de stare civila, certificate de atestare a domiciliului sau cetățeniei, acte de studii, diplome, certificare de specializare, adeverințe, buletine de analize, certificat de botez, certificat de cununie, adeverințe de muncă, certificate de origine a mărfurilor, facturi, hotărâri judecătorești, acte notariale.
  • Ministerul Justiției pentru hotărârile judecătorești - acestea vor fi ulterior vizate si de MAE.
  • Camera Notarilor Publici pentru toate actele notariale sau actele traduse - ulterior acestea vor fi vizate și de MAE.

Documentele emise în România ce urmează să fie utilizate în alte țări trebuie ulterior supralegalizate și de ambasada țării respective în România.

Documentele ce au fost emise într-o țară străină și urmează să fie utilizate în România trebuie să conțină următoarele vize:

  • Ministerul de Externe din ţara de origine a actului.
  • Ambasada României acreditată în acel stat sau de Ambasada Străină acreditată în ţara noastră.
  • Ministerul Afacerilor Externe al României. 

Ulterior se poate realiza traducerea în limba română și legalizarea notarială astfel încât să poată fi utilizate în România.

Apostila si Supralegalizara în România nu este asemenea. Apostila se aplica doar în țara emitentă și este aplicată doar pentru țările ce sunt semnatare ale Convenției de la Haga. Pe de altă parte supralegalizarea se poate realiza atât pentru documente emise în România ce urmează să fie utilizate în alte țări nesemnatare ale Convenției de la Haga cât și pentru documente emise în alte țări, dar ce urmează să fie utilizate în România.

Lista țărilor semnatare si nesemnatare ale convenției poate fi accesata aici: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41&fbclid=IwAR0sVNfh8-4TdxvdVWZLyjKKD3GV82DykfXwIqjz8jIQ8zIdmSvsMv50I6A